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档案数字化具体是怎样实施的呢
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 10:38:21

档案是单位、企业开展业务活动的重要工具和凭证型信息,是核心信息资源及重要资产。各省、市、集团及企业随着机构的扩大,下属单位较多且层次复杂、分散等特点,所产生的各类型档案更是数不胜数。

 

随着大数据时代的来临,档案数量逐年递增,在数以万计的传统档案中想要准确而迅速地找到自己需要的档案简直像大海捞针,而在这科技日新月异的年代,福建档案数字化的建设也变得尤为重要。档案数字化不单是把纸质档案转化为福建数字档案,还需要制定相关的管理规范,以及制作流程来进行实施与管理。


随着数字化技术的改善,以及数字化实施管理经验的积累,绍林科技已将数字化处理过程开发成规范化的数字化流程管理计算机程序,使实体档案资料的数字化工作依程序规范、有序的进行,并且,能像飞机上的黑匣子一样详细、具体且无声无息的记录整个数字化处理过程,以方便管理、统计与责任划分。

档案数字化
目前,文档信息的处理大都已实现计算机化,所以,及时和尽可能全面的收集电子文档,不但可降低档案资料数字化的成本,提升档案资料数字化的效率,也可改善档案资料利用效果。档案资料数字化后,对于数字化文件进行校正并加盖归档专用的电子印章,固化数字化文件,应该是一种非常好的档案资料数字化安全管理措施,建议条件成熟时采用。
另外,条形码与电子标签的应用,将有效提升档案资料管理的科技含量、管理水平与管理效率,建议适时采用。


传统的档案信息一般还是以纸质文档为主,放置在档案室里面,查找调用起来非常费时费力,而数字化档案则是在对原档案文档进行扫描以后,可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中,利用网络存储档案信息,检索快捷方便,实现实时同步备份,存储空间小,维护方便安全,还能借助网络化特点更为便利的为全区域所利用。

 

处在网络信息化社会的时代,档案工作将朝着多元化、开放化的方向发展,档案数字化建设已是大势所趋。


然而,档案数字化是一项庞大的系统工程,需要大量的人力、物力以及财力的投入,建立一套标准的数字化流程,有组织的实施、监控和管理。


1.建立标准的档案管理服务流程
建立一套标准的档案管理服务流程,从接收案卷到后面入库上架,每个步骤经过具体操作规范,严格根据各行业领域不同种类的案卷类型制定各类档案的整理标准及规范。
档案整理及数字化是对单位实体档案资源进行系统整理后进行数字化建设,通过对档案资料进行数字化加工处理,在加强档案源文件保管质量的同时,提升档案信息利用效率,完善档案信息利用。


2.数字化实施技术途径
档案数字化是将纸质、声像、实物等各种介质的档案通过扫描、音频视频采集和数码照相等手段,录入到计算机数据库中,转换成计算机中可以存储的电子档案。通过计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新形态管理电子档案的数字化服务。


要注意一点的是,源文件一般都是纸质档案,而纸质档案介质多种多样,有打印纸、硫酸纸、绘图纸等,记录的方式也有手写以及打印。要有效完成档案数字化工作,除了具备相关扫描设备和图像处理技术外,同时必须具体分析档案特性。根据工作标准和流程,对数字化过程中每个环节的质量监管。


3.数字化加工现场环境搭建
数字化加工现场组建在局域网中,便于加工人员集中作业,相互协调配合,管理档案扫描、图像处理、文件收发等工作。档案数字化加工人员必须经过严格的面试、考试及格后才能录用,同时提供个人简历及相关证件,双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司进行统一上岗培训,具备档案数字化加工的相关知识。


档案数字化工作涉及环节多,工作量大。往往需要大量人员配合完成工作,这种情况尤其需要明确工作内容与职责。


4.现场设备管理
档案数字化加工过程中现场必须配备使用扫描仪设备、服务器、存储介质等,应当严格按照涉密设备进行管理和使用,不适用无保密保障的设备。


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