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档案知识:档案信息化建设中需要掌握的知识点?
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 17:34:56

随着我国企业信息化建设进程迅速发展,福州档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说,信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇,加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提升档案信息服务水平的必由之路。


因此,如何抓住信息产业发展的机遇,充分发挥档案信息来源的优势,是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。


一、正确认识档案信息化建设内在含义档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段,用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质,是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送,以信息为主要形式为利用提供服务的转变过程。但是,由于该项技术在我国发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足,在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

福州档案信息化建设
首先,更新档案管理的理念。长期以来,人们普遍认为档案管理工作只不过是文件资料的收集、登记、整理、保存和查阅,是一项简单的辅助工作, 把档案部门看成是一台“文件保险箱”, 把档案工作当成看门守摊的简单劳动。

 

因此, 要真正实现档案信息化,首先必须更新档案管理的理念, 树立信息意识、服务意识、 法制意识、 效益意识,通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。


其次, 档案信息服务领域要有新突破。在计划经济环境中,档案部门在考虑开发利用档案信息资源工作时,因受传统保密意识的影响,档案服务对象仅局限在单位的领导和内部有关人员。 因此, 档案部门在信息化建设过程中,一定要突破界限,考虑本单位、相关单位、全系统档案信息的需要;在不泄密的前提下,实现档案信息共享,限度地发挥档案的自身价值。


第三,正确理解现代化、数字化与信息化的关系。
档案信息化建设是一个庞大的系统工程,它包括了档案信息资源的有序整理、 档案信息数据库的建设、 档案信息网络的建设、 档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、 标准的制定等等。 因此, 绝不能简单地把档案数字化、 档案信息管理的现代化等同于档案信息化建设, 信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持, 需要档案工作人员脚踏实地的工作态度、 不畏艰难、 不断学习更新现代化管理知识的勇气, 需要相关方面的配合和资金、 技术作确保, 只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来,才能确保档案信息化建设取得优化的效果。

 

二、 档案信息化建设的必要性
( 一) 档案信息化是企业信息化发展的要求。随着办公自动化等信息系统的运用, 企业在生产管理和经营活动中产生了大量的电子文件和数据,这些数据真实反映了企业的运行状况,是企业长周期决策分析的重要基础数据,也是企业优化生产、提高经济效益的重要参考凭证, 有很多具有长期保存价值。

( 二) 档案信息化建设是现代企业档案管理发展的需要。
档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党明确提出的“以信息化带动工业化的要求,到档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。


福建档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。

 

档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。