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加强档案数字化外包过程管理的关键环节
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 17:34:56

档案信息化建设是未来一个时期各档案馆(室)的一项重要任务,而档案信息化的前提是档案的数字化。由于档案数字化加工流程复杂,库藏档案数量多,许多档案馆(室)人手有限,单凭内部力量很难在规定时间内完成数字化工作,于是大家都期望通过外包加工来解决这个难题。

 

福建档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要,支付一定报酬,将档案数字化任务委托给外包公司,由外包公司组织人员对档案进行流程化数字转换,档案部门直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种加工方式。

档案数字化工作提上日程后,承接数字化外包加工的公司也应运而生。由于缺乏市场准入机制约束,任何一家科技服务公司都可以轻松介入这个领域,这样带来的负面影响是档案数字化外包公司良莠不齐,加工过程险象环生。据说,在加工过程中,有些地方甚至出现密级档案泄密的安全事故。为此,档案局与保密局联合下达文件,要求规范数字化外包加工的管理工作,并对外包公司的资质做出要求。

福建档案数字化外包
 当然,档案数字化外包过程中存在各种风险,如档案实体和信息安全风险、外包人员流动风险、外包质量能否达标的风险等,这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁,需要通过加强档案数字化外包过程管理加以防控。


福建威创信息科技公司介绍档案数字化外包过程管理的关键环节:
实施档案数字化外包是一个科学管理的过程。加强档案数字化外包过程管理,应抓好档案馆自身管理和外包公司规范管理两个关键环节。


(一)加强档案馆自身管理。档案馆实施数字化外包必须树立全新的管理理念,要有战略眼光,完善管理制度,健全评价和监督机制,切实筑牢档案安全和外包质量防线。
一是制度防线——完善规章制度、规范工作细则。业务外包不仅仅是一种技术手段,也是一种管理手段与管理策略。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作,档案馆应建立健全相应的制度、规范工作细则和操作程序,无则制定、有则完善、有缺漏的尽快补充、需调整的尽快修订、已过时的尽快清理,同时加强监督检查,切实提高制度的执行力。


二是环境防线——使外包过程时时刻刻处在可控状态下。充分考虑档案数字化场所的环境安全,建设标准、规范、安全的工作场所,配备良好、实用的档案安全监控设备,使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中,确保“一件不丢、一件不坏、一件不乱”。


三是人员防线——安全和质量宣传教育时刻不得松懈。要进行经常性的档案“安全首先、质量至上”的宣传教育,对档案馆自身工作人员要加强有针对性的安全技能培训和演练,增强保护档案安全的意识和本领。对数字化业务外包过程中出现的新情况、新问题,馆内人员有责任及时上报、协调配合处理。


四是保密防线——严禁外包涉密档案、加强自查。对档案馆来说,进行数字化外包的档案都是经过严格筛选的,涉密档案严禁外包。同时,档案馆要定期开展对外包档案内容、安全措施、管理手段等方面的自查工作,发现问题及时采取措施加强整改。只有采取安全保密措施,具备安全保密条件后,方可继续外包。


(二)加强对外包公司的规范管理。所谓对外包公司业务行为的规范管理,是指档案馆通过一系列措施和办法,促使外包公司人员、主动的态度支持与配合档案数字化过程中的具体活动。  一是加强外包工作的控制和监督。开展数字化外包合作之前,应明确外包公司工作职责和任务,用合同和制度进行约束。签订保密协议,加强档案安全教育。


二是加强对外包人员的培训和业务指导。在档案数字化过程中,对外包人员的前期培训和过程中的即时指导都是非常必要的。由于历史变革等原因,档案存在诸如档号复杂、卷内文件混杂等问题,因此在档案数字化过程中,随时都会出现卷内文件排序困难等具体问题,还有可能会出现一些可能无法预料到的特殊情况,因此,在需要时,档案馆专业人员应随时给予耐心的指导和帮助。


三是加强与外包公司的沟通与合作。档案馆与外包公司本质上是合同上的甲方与乙方的关系,双方是各自独立的实体,二者是合作伙伴关系而不是隶属关系。档案馆工作人员与外包公司人员人格平等,不存在因职位或待遇等问题而导致的贵贱、高低之分。双方应学会互相尊重、互相支持,保持友好沟通,共同推动档案数字化与信息化事业繁荣发展。