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福建企业档案信息化的好处
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 11:41:40

档案信息化是在档案建设管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。


企业档案信息化建设必须遵循三条基本原则,即文档一体化、双轨制和确保网络安全。企业档案信息化是指在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。


档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。在现代企业管理中,档案信息化建设虽不直接接触获取利益的经营模式,但是作为一切管理工作的信息基础,档案信息化建设在企业发展中,也具有战略性的意义。

档案信息化
在计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用的情况下,信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上,档案部门要通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务,在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益服务。


加强反馈控制,是系统目标实现的手段。根据控制原理,企业档案信息化系统的信息反馈,是指信息化系统输出的档案信息,经过与外部环境作用后,其输出效果返回档案信息化系统,并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调整,以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下:首先,搜集反馈信息,全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节。


反馈信息获取渠道如下:

一是建立利用情况网上登记制度。通过技术手段,可以及时记录有关利用者对档案信息的访问情况,而通过建立严格的利用效果登记制度,档案部门可以系统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。


二是深入基层随机走访用户。档案人员经常不断地深入基层,向广大用户直接了解利用档案信息产生的效果、对各种提供利用方式的满意程度及对档案部门各种规章制度的意见和建议等,可以搜集到更加准确的反馈信息。


三是定期向用户发放利用情况调查表。定期通过内部网络发放利用情况调查表给那些因为工作关系不能经常留守在岗位上的员工,可以搜集到利用情况登记及随机走访过程中,难以搜集到的反馈信息。


其次,对反馈工作定期总结,使其自身不断完善,从而系统目标顺利实现,随着企业进一步走向市场,档案信息参与科研生产经营活动程度不断提高,档案部门应把档案信息化系统中的反馈控制,与企业各职能单位的职能控制有机地结合起来,并为这种职能控制提供必要的条件和良好的服务。


这就要求档案部门必须定期对反馈控制工作加以总结,如反馈信息搜集是否齐全准确、定期分析整理是否客观全面、对档案信息化工作中的典型事例宣传力度是否足够、对于不足的整改措施是否有效,以便对档案信息化系统的反馈控制工作加以控制,以消除系统反馈控制执行中的误差,实现系统预期目标。


企业档案信息数字化是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的企业档案信息库。


档案信息数字化的原则:规范性原则、安全性原则、效益性原则。
档案信息数字化的内容有两个不同层次:一是档案目录信息的数字化,二是档案全文信息的数字化。主要困难:技术还不成熟且不经济;数字化的对象问题;合作问题。