• $
您所在的位置:首页 > 新闻中心  > 高职高校行业解决方案
档案数字化管理的优势包含哪些
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/4/24 11:23:01
随着电子计算机技术的日益普及,档案的数字化管理势在必行。然而事有利弊,档案数字化管理既有其优势,也有其弊端。这就要求在实施档案的数字化管理时要充分地了解其优势和弊端,有效的措施解决其障碍,使档案数字化管理能够更好地发挥其优势。
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影 (录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。
福州档案数字化管理的优势:

1.能够更好地落实部门立卷制度。尽管有关部门反复强调部门立卷制度的重要性,然而现在仍然有很多单位使用档案室来代替部门立卷。甚至一些立卷单位使用档案员来代替立卷,每年分几次向档案室报送零散的材料。这样就无法使档案管理员了解该部门的工作,无法判断档案是否完整和齐全,对归档案卷的质量造成了直接的影响。

福州档案数字化管理

2.提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。
3.能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的,档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理,突破了原有办公管理的局限性,电脑成为现代办公的主要途径,管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行复制与存储。