档案以其自身世代相传的作用与价值，在进入文明时期以来就注定成为一个亘古通今的文化事业。作为智力活动的产物，档案承载了人类厚重的精神记忆，为很多现实的可能性提供了历史依据，铸造了一脉相承的存储基因。随着社会文明程度的提高，以及大数据、云计算、互联网等数字媒介的发展与普及，新的载体和新的传输方式使人们对于档案管理事业的理念模式也有了更为快捷与科学的要求，因此福建档案电子化必然会成为不可逆的时代潮流。
1、实现文档一体化管理
有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。

2、减少重复劳动，降低数据处理成本
建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。
3、实现信息共享，集中管理
传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。设立福建档案电子化管理数据中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。