随着社会的发展和人才的流动，档案跨地区、跨部门利用日趋频繁，而传统的利用方式因为效率低，已适应不了新形势下社会发展的需要。近年来，在信息技术的带动下，各地区档案信息化建设方兴未艾,尤其是档案管理系统工作开展的如火如荼。
档案信息化建设已逐渐成为现阶段档案管理部门的主要工作内容，能够有效提升档案建设的效率。档案工作旨在服务大众，为大众提供方便，因此，为有效提升工作人员服务意识，档案管理部门改良档案建设方式是一种有效的手段。
档案信息化建设是指运用信息技术提升档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
档案信息资源的共享是档案信息化建设的主要目的之一。共享的前提是整合档案信息资源，连通信息孤岛，让信息多跑路，让群众少跑腿，实现档案便民。现阶段可以采取的方式有：

1.整合数字资源、实现信息共享
档案信息资源共享的途径是运用专网传递档案信息，但是出于安全和技术方面的考虑，为合适的方式是采取离线导出，统一整合的方法，来实现档案信息资源共享。首先，由各区县档案馆分别导出各自已数字化的档案原文及目录，再统一交由市档案馆进行整合，分发给各区县档案馆，形成“物理分散、逻辑集中、异地服务、全网共享”的状态。在这个共享信息网里，档案利用者在全市13家综合档案馆中的任何一家，都可以通过跨馆利用的方式，查到其它档案馆的档案资料，真正实现了一站式办理。
2.依托通讯设备、政务平台，实现跨馆协查
对于尚未数字化的馆藏资源，可以采取的措施是：若内容可定向查找的，按需调阅档案，加盖本馆查阅专用章后，通过通讯设备传输至受理档案馆；若查阅的档案内容不确切，但范围可控的，协办档案馆通过高拍仪将相关范围内的档案目录转化成电子副本，再通过政务平台传输给受理档案馆，由受理档案馆提交给申请人自行翻阅，经确认后调阅原文，并通过通讯设备或政务平台来实现跨馆协查。