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档案信息电子化管理的特点和意义
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/5/30 17:41:13

在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动中所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占据着独特的地位,作为各行各业都离不开的档案工作,用电子化管理档案信息是历史发展的必然趋势。
档案信息电子化就是指以档案资料为主要物质对象,通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。据目前我单位的工作环境和现有的办公设备,实现档案信息电子化管理只是观念与时间的问题。
一、档案信息电子化的特点
1.可充分利用和发挥现有计算机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆、室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力财力和时间的大浪费,使现代化设备不能物尽其用。
2.档案信息电子化,可使档案信息顺利地与新技术接轨。“信息高速公路”在我国己经进入起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中完善档案信息打下基础。

档案信息电子化


二、档案信息电子化管理的意义
1.规范电子化档案管理制度,加强人才培养。我们应 该由上至下建立统一的电子档案管理制度,统一规范电子档案 的制作、收集和归档方法等内容,定期整理、分类归档,由专 人负责,并妥善保管,确保历史档案资料的完整和安全。同时 有计划的对档案管理人员进行政治思想教育,并组织参加培 训,掌握信息技术的新知识,造就大批档案管理的高素质人 才,从而满足电子化的档案管理工作需要,改变电子化档案管 理人才缺乏的现状。
 2.加大数据库建设力度,实现档案管理的信息资源的 数字化。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和 基础,也是工程的主体。建立起档案全文数据库和档案目录数 据库,并在网上发布,以提供服务。在加快档案数字化建设的 同时也要规范档案数据化的技术系统,并逐步建立互通兼容系 统,使各种电子档案在通用标准下顺畅转换。