现如今很多企业部门都采用档案数字化管理，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设比较基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供有效的全面服务。
一要：遵循集中统一的管理原则，建立综合性档案管理机构，形成以档案部门为中心、企业各职能部门和所属分支机构的层级管理网络。在这个管理网络中，每个环节各司其职。档案部门在分管负责人的直接领导下，负责业务指导、档案接收与管理等工作；各职能部门妥善保管日常工作中形成的文件材料，根据企业统一的归档制度，定期移交至档案部门。
二要：提升民营企业全体员工的档案意识，特别是要增强企业管理者的档案意识。民营企业的领导一般只重视经济效益，对档案管理等基础性工作重视不够，这要求档案工作人员要主动与领导交流，提出意见建议，增强企业领导层对档案工作的认知度。
三要：加强民营企业档案队伍建设，提升档案人员的专业知识水平和综合业务素质。
四要：全面开展企业档案制度建设。应根据国内有关法律法规和各类档案管理标准，结合企业实际情况，制定出适合企业的档案管理制度和管理标准；建立学习及考核机制，进一步提升档案管理制度在员工心中的地位，达到全员共同维护和执行的目的，从而推动民营企业档案工作持续发展。
五要：加强档案信息化建设，建立企业综合档案数据分析管理系统，为企业提供更有效的档案信息和更优质的服务。