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推行档案电子化管理的几点建议
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 14:34:19

随着信息化、智能化的深入发展,档案工作的电子化建设也愈发重要。档案电子化对带动档案管理,促进档案利用档案安全具有重要意义。


档案工作电子化便于档案管理。近年来,随着信息技术的高速发展,无纸化办公成为一种趋势,很多资料仅保留了电子资料,若仍通过传统方式进行纸质档案管理,无疑将增加大量的人力、物力和财力。


档案工作电子化提高了档案的利用效率。将档案目录电子化,可通过电脑快捷键一键定位至资料源,节约了档案查找时间,提高了档案利用效率。

档案电子化
当今世界已步入信息化的时代,档案工作也必然要进入数字化发展阶段,以数字化采集技术为手段,以档案业务管理系统为依托,向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理,首先要提高认识,增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感,站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义,借鉴正式文件管理的方式和方法,全面提高电子档案管理的质量和效果。


针对这种情况,福建威创信息科技公司给出了一下几点建议:
1、培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍,如计算机专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,对与档案管理工作有关人员,进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训,使他们掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。 


2、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代,对所有的电子档案来讲,它在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。因此,电子档案也要不断地“迁移”、“复制”,以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。


3、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度,统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容,定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管,避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散,确保历史档案资料的完整。 


4、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台,在内部局域网服务器上开辟专区,以科室为单位分业务类别建立档案目录,目录下按发生时间存放相关电子档案资料。从形势的需要上来说,档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面。 


(1)有助于提升管理人员的工作热情
做好档案管理工作不仅仅是形势的需要,同时也是企业的需要,通过完善档案管理工作的体系,能够加强档案管理工作的水平,并且改善传统档案管理工作存在的问题,开创企业对于档案管理的新局面。


(2)有助于衡量单位的业绩以及管理水平
档案管理工作的有效性直接决定档案管理工作的发展水平,并且还反映了这个企业的管理水平的高低。一个单位的档案不仅仅记录着这个单位的有效成果,而且还在一定程度上反映了这个企业在历史上的重大的决策。有助于管理人员对于企业的经营战略进行系统性的分析,有助于协助企业制定科学的发展战略。


(3)有利于经济社会又好又快发展
档案管理实际上就是对于历史活动的一种记录,通过对于这种记录进行分析,可以对于档案中的资料进行合理有效的分析,这种分析方法实际上就是一种对于档案的基础性的工作。通常在这种历史资料的记录中,经常会体现对于经济活动的规律,甚至是体现社会的发展方向。


因此,从这个意义上来说,档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强档案管理工作在当前的时代中有很强的时代意义。加强档案管理工作有助于在全社会形成一种信息资源的贡献氛围。档案工作人员不仅可以通过对于档案的收集以及保管,还可以利用一定的检索工具对于档案进行检索,并且实现对于参考资料的有效的利用以及整理。因此有助于经济以及社会的发展。