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加强档案数字化外包管理要求
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/6/10 10:03:53

实施档案数字化外包是一个科学管理的过程。加强档案数字化外包过程管理,应抓好档案部门的安全管理和外包公司规范管理两个关键环节。
(一)档案部门的安全管理
1.成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织,明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
3.提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求,协助制定招标文件,审定合同。
4.对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察,并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下,应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
建立档案数字化安全保密制度,与数字化服务机构签订安全保密协议,并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
5.制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

档案数字化外包


6.建立档案数字化外包项目管理档案,记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
7.建立监管机制,对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查,防止档案实体受损、丢失,杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
(二)加强对外包公司的规范管理。所谓对外包公司业务行为的规范管理,是指档案馆通过一系列措施和办法,促使外包公司人员以积极、主动的态度支持与配合档案数字化过程中的具体活动。
 加强外包工作的控制和监督。开展数字化外包合作之前,应明确外包公司工作职责和任务,用合同和制度进行约束。签订保密协议,加强档案安全教育。福建档案馆要求外包公司遵循的规章制度和规范准则,应在档案数字化加工场所张贴上墙,或设置公告牌、LED显示屏滚动显示,要求外包人员认识到并时刻遵守。对于违犯的人员,档案馆应责令外包公司及时整改教育。