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为确保工程项目建设档案资料安全，防止自然或人为等因素对档案资料可能造成的损害，提高对各种险情的应急救援能力，达到快速有效救援，减少损失，切实维护档案资料的实体安全。特制定本预案。但还需要知道一些理论知识，下面福建威创信息科技公司将为大家介绍实现福州档案实体安全认证需要了解的智能管理知识：
首先是档案实体安全认证的工作原则：
1、档案优先。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，限度地减少自然灾害对档案材料的影响。
2、以防为主。把突发事件预防作为档案馆安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对自然灾害的紧急处置能力。
3、注重日常。要把档案安全措施落实到日常工作中去，时刻保持警惕，杜绝人为原因造成的档案资料缺失、破损等现象发生。
其次了解安全管理措施：
防盗：项目部实行封闭式管理，设有门卫，闲杂人员很少进入项目部办公区；上班时间，档案室有专职资料管理人员值班看护，门窗完好；晚间有项目部保安负责巡逻保护。
防潮、防霉：档案架采用金属材质的档案柜，基本达到了防潮目的；定期保持通风干燥，避免纸质资料发酶。其他办公室均采用木质文件柜或金属文件柜保存档案。
防火：档案室内室内、室外各设有灭火器1个，并在明显部位贴有“资料重地，禁止吸烟”的标志。
防虫鼠：项目部其他人员需要调取资料时要先向资料员进行汇报并在资料调用表格上签字备案。任何人离开档案室时要确保没有有虫鼠进入档案室内并关好门窗；另有后勤人员定期向档案室喷洒防虫蚁药物。
档案优先。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，限度地减少自然灾害对档案材料的影响。
对于目前档案管理方面存在的问题，福建档案馆相关部门的工作人员总结道，以往的档案管理方式都是传统的手工操作，先分类、再装订，然后手工著录，整个过程繁琐低效，导致较多档案入馆后被长期堆放、不能及时整理归档，且盘点的时候一般只清点档案袋的数量，不能反映内部档案真实的储存信息。如果要拆开每个袋子进行盘点，那工作量十份庞大。而且，在档案利用过程中，人工操作上的会有失误，档案存放顺序被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
一旦档案没有按规定存放，查找起来就好比海底捞针，要将所有档案筛选一遍，而且管理人员对储存时间掌握很不准确，很多过期的旧档案和有效档案一起保存，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
