• $
您所在的位置:首页 > 新闻中心  > 金融国企行业解决方案
福建档案寄存管理外包服务的内容是什么
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 15:34:33

档案寄存管理外包,这在一般行业人士还稍显陌生的词汇,却在国外早已是成熟产业,在北美、欧洲,档案外包经过几十年的发展,已经形成百亿美金的市场,金融行业及大型企业均是档案寄存外包的主要客户,据外包协会统计数据显示,世界500强企业中已经有85%以上采取了档案寄存管理外包服务。


然而目前在国内,接受档案外包的大中型企业尚不到2%的比例,正是发现其中的市场需求与国外的巨大落差,让部分档案行业相关的公司猎足于此。


“在我们跟客户沟通档案扫描外包的过程中,发现他们正在为档案的存放问题发愁,从去年到今年,他们新开了十多个分支机构,且业绩的爆发性增长,造成现有的库房远远跟不上档案的增长速度,再租库房,从地方选址到人员配备,都是一系列的事情,还不如干脆外包出去”,从档案扫描外包行业转型到档案储存外包的档案公司市场部表示,他们单业务正是从保险公司的迫切需求开始的。

档案寄存管理
业务档案的增长造成档案存储空间的紧缺性,其实这些业务档案与我们每个人都息息相关,去银行办理业务每一张签字的单据保存15年,房屋按揭贷款协议放在银行里长期保管,去保险公司签定的寿险合同保管,在房地产开发商那签定的购房协议合同保管,去医院看病住院的病案需保管30年……这些“无比重要”的档案短时间内不能销毁,且得宜于近几年中国人口红利的释放,相应档案增长速度也远存放空间的承受能力,而自建库房必然要承担巨大的硬件投资与管理成本,采取低成本的外包方式无疑成为优选。


档案寄存指的是单位或个人与第三方档案保管机构签署合约,将档案委托第三方机构进行保管的一种档寄存案管理方式。


(1)档案库建设标准

缔照公司档案库采用钢质导轨式密集架,档案库的建设严格按照档案局安全保护的管理技术要求实施,严格做好档案库房档案安全保护的“九防”要求。


(2)档案管理流程
① 档案交接
档案交接是甲乙双方固定的工作人员对甲方档案的单位名称、档案名称、档案数量、档案发生的年限、档案保存期限进行确认后,双方共同在《档案交接清单》上签字确认,并加盖相应印鉴。乙方加盖档案入库章,甲方加盖公司工章或其他甲方认可的印章,以示交接完毕。


② 档案装箱
乙方按照甲方档案的单位名称、档案名称进行整理装箱,并明确档案数量、发生的年限、保存期限。


③ 档案箱封签
乙方免费为甲方提供条形码封条,甲方封装前须将档案箱内容与条形码封条配对并加盖甲方相应印鉴。


④ 档案运输

乙方为甲方提供免费档案运输服务,运输时甲方有义务协助乙方工作人员搬运档案箱及核对档案数目。


⑤ 档案录入
甲方档案进入乙方档案库前,乙方工作人员按照档案箱条形码封条的档案信息录入乙方自主开发的档案管理查询系统。


⑥ 档案上架  档案上架是根据档案查询系统生出的具体位置,不得随意存放。


⑦ 档案提取与调阅
甲方专人负责档案提取和调阅,并提供工作证件、甲方介绍信及调阅人员身份证复印件,以供乙方留底备案。乙方并与甲方档案专管部门进行电话确认,确认无误后方可查阅。


⑧ 档案销毁
乙方根据甲方档案保存的期限,向甲方提出销毁,销毁需甲方提供的相关手续,销毁过程甲方全程监督,并录影像资料供乙方保存。


⑨ 档案库实时监控
视频监控系统可实时监控并录像(录像资料保存三个月)。甲方计算机终端可实时监控存放自己档案的区域。