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别让档案电子化成了“额外”的负担
来源:大数据可视化系统 发布时间:2019/3/5 14:34:19

随着信息技术的飞速发展和办公自动化的普及,电子档案逐渐成为单位档案管理的重要形式,而做好传统档案向档案电子化的过渡,完善电子档案的管理,也已成为了当前档案管理工作的重要内容。


首先来介绍一下什么是档案电子化,主要有一下三种形式:
1.存储介质的电子化

传统文书档案(包括公文、资料、图表、照片、录音、录像等),基本上以纸张、照片、磁带、光盘等形式存储。占用空间较大,且易受到外界环境改变而损坏或失效,导致档案信息丢失。如果实施了档案管理电子化,所有的档案信息以编译过的代码存储在服务器上,只占用一台服务器的空间且数据可以随时备份和转移,基本不会损坏和丢失。

电子档案
2.存储方式的电子化

即在服务器上搭建一个虚拟的“档案室”。例如基本的FTP文件管理系统,就实现简单的电子文件分类归档。而完整的档案管理电子化系统,则要求按照档案信息的类别和各自不同的属性,以对应的规则上传到服务器中。


3.检索方式的电子化

要求相关人员有了查阅档案的需求之后,能够通过档案管理系统自主连接服务器,方便快捷地检索到对应的电子文件,然后浏览、下载、打印或传输,从而完成对所需档案信息的请求。  


“上面千条线,下面一根针”是纷繁复杂的基层工作的写照,“表”哥、“表”叔的戏称更反映了基层人员填报各种表格的无奈。基层卫生人员承担基本医疗、基本公共卫生服务、家庭医生签约服务、健康脱贫等工作,这些工作既相互独立又有密切联系,只有统筹好才能事半功倍。推行居民健康档案电子化,同步取消纸质健康档案,被认为是切实为基层卫生人员减负的一剂良方。


对此,基层卫生人员无不拍手称快——终于要从浩瀚的纸质档案中解放出来了。纸质健康档案消耗了大量人力物力,利用率不高。如果不向居民开放,缺少社会监督,一些数据还存在失真现象。但是,取消纸质档案并不意味着原来的档案不管做得好坏、真假,都可以一笔勾销了;也不能认为居民健康档案电子化,工作就一定变得简单了。


要稳妥走好居民健康档案电子化这一步,首先要妥善保管原有纸质健康档案,以备查阅;其次,信息系统的完善是取消纸质档案的先决条件,要做好居民电子健康档案备份,确保数据安全;后面,居民健康档案电子化后还要向社会开放,各基层医疗卫生机构要开展居民健康档案“回头看”,确保各项数据真实有效。


为基层卫生人员减负,仅靠取消纸质档案是远远不够的。卫生计生行政部门应将基本公共卫生服务、家庭医生签约服务、健康扶贫等工作统筹考虑,科学设计服务内容、表格等,不再出现随访一次,居民健康档案要写上、家庭医生签约服务手册要填好、健康扶贫工作日志要记全、健康扶贫手册要完善……之后还要补录各种电子系统数据的现象。要做好信息化建设的顶层设计,实现随访一次,至多只填写一次纸质记录的目标。业务考核应以电子信息系统数据为主,考核服务成效,转变基层工作指挥导向。


要从根本上解决问题,卫生计生行政部门要深入基层,倾听基层心声,才能制定出接地气的政策。为基层减轻不必要的工作负担的同时,还要切实提高基层工作人员的福利待遇,这样,才能让基层引得进人、留得住人,基层卫生工作才能进入良性循环。